Гражданин направляет свое письменное обращение в ФБУ «Амурский ЦСМ», в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов.
Обращение, поступившее в ФБУ «Амурский ЦСМ», в соответствии с компетенцией подлежит обязательному рассмотрению в сроки и порядке, установленном настоящим Положением.
В случае необходимости поступившее обращение в адрес ФБУ «Амурский ЦСМ» может быть рассмотрено с выездом на место.
Руководство ФБУ «Амурский ЦСМ»:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;
- запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы всех отделов ФБУ «Амурский ЦСМ»;
- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав и законных интересов гражданина;
- дает письменные ответы по существу поставленных в обращении вопросов;
- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение специалисту ФБУ «Амурский ЦСМ» в соответствии с его компетенцией.
Письменное обращение, поступившее в ФБУ «Амурский ЦСМ», подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления.
Все поступающие в адрес ФБУ «Амурский ЦСМ» письменные обращения граждан принимаются, учитываются, регистрируются путем записи в Журнале регистрации претензий и жалоб по форме (Приложение А).
Регистрационный индекс обращения граждан указывается в регистрационном штампе, который ставится в нижнем правом углу первого листа.
Обращения от заявителей регистрируются, проставляя порядковый номер обращения в текущем году.
Коллективное обращение, подписанное двумя или более авторами или членами одной семьи, отмечаются надписью «КОЛЛЕКТИВНОЕ».
Обращение, присланное адресатом без подписи, регистрируется индексом «Б/п».
Письма, переданные руководству ФБУ «Амурский ЦСМ», при встречах с населением, регистрируются и направляются исполнителям в порядке, установленном настоящим Положением.
Обращения, поступившие в ФБУ «Амурский ЦСМ», рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, если не установлен иной (меньший) срок. Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются безотлагательно.
В тех случаях, когда для разрешения обращений необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, принятие других мер, сроки рассмотрения обращений, в порядке исключения, могут быть продлены ФБУ «Амурский ЦСМ» не более, чем на 30 дней с уведомлением об этом заявителя с указанием причины.
Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию ФБУ «Амурский ЦСМ», остаются без рассмотрения, о чем отправляется письменное сообщение заявителю.
Зарегистрированные письменные обращения граждан передаются директору ФБУ «Амурский ЦСМ» для ознакомления и принятия решения.
Директор ФБУ «Амурский ЦСМ» дает по обращению письменное поручение (резолюцию) и определяет исполнителей.
Обращения граждан с поручениями (резолюциями) директора передаются специалистам для дальнейшей обработки. Оригинал обращения с резолюцией направляется исполнителю.
Ответственный исполнитель по результатам рассмотрения обращения готовит ответ заявителю. Ответ на обращение подписывается директором либо его заместителем.
Ответ на обращение должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным гражданином в обращении. Ответ, подготовленный на основании правовых документов, должен содержать реквизиты этих документов с указанием даты и наименования.
Ответ на коллективное обращение отправляется на имя первого подписавшего его лица, если в письме не оговорено конкретное лицо, кому необходимо дать ответ.
Ответ на обращение, поступившее в ФБУ «Амурский ЦСМ», в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, без согласия заявителя. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения специалистам ФБУ «Амурский ЦСМ», в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
Обращения граждан после их рассмотрения исполнителями возвращаются в делопроизводство со всеми относящимися к ним материалами, в том числе с ответом заявителю. Специалист проверяет правильность оформления ответов. Письменные ответы заявителю отправляются исполнителем через почтовое отделение. Исходящим индексом отправляемого ответа является индекс и номер обращения.
Предложения, заявления и жалобы, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел ФБУ «Амурский ЦСМ».
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дело запрещается.
Обращения считаются исполненными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю (заявителям) дан ответ. Датой закрытия дела по рассмотрению обращения является дата направления ответа заявителю.
При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью или имуществу должностного лица, а также членов его семьи, ФБУ «Амурский ЦСМ» вправе оставить без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом. Руководством ФБУ «Амурский ЦСМ» принимается решение о списании данного обращения «В дело».
В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению. Руководством ФБУ «Амурский ЦСМ», принимается решение о списании данного обращения «В дело».
В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, ФБУ «Амурский ЦСМ» вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в ФБУ «Амурский ЦСМ». О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
Обращения граждан, поступившие в ФБУ «Амурский ЦСМ» из средств массовой информации, рассматриваются в порядке и сроки, предусмотренные настоящим Положением.
Документы, приложенные к обращению, возвращаются по письменному заявлению заявителя
